Vårt sosiale og forretningsaktive liv er ofte forbundet med deltakelse i forskjellige slags møter - enten det er et møte med aksjonærer, et generalforsamling for medlemmer av et andelslag, HOA eller andre offentlige møter. Rollen til slike møter er avgjørelse og dokumentasjon av viktige spørsmål som angår virksomheten til offentlige organisasjoner eller juridiske personer. Den riktige refleksjonen i dokumentene til beslutninger som ble vedtatt på møtet, bekrefter deres legitimitet og er et juridisk dokument.
Bruksanvisning
1
For å utarbeide referatet fra møtet, bruk standard A4-ark med papir. Tittelen på protokollen skal inneholde navnet på dokumentet og den innledende delen, og gjenspeile årsaken som møtet med borgere eller aksjonærer ble holdt på.
2
Under overskriften angir du datoen for møtet og adressen det fant sted, samt antall deltagere. Hvis de tilstedeværende markerte sin deltakelse i henhold til et klart ark, må dette også gjenspeiles i referatet. Reflekter formens møte: ved en foreløpig undersøkelse, etter åpenbar orden med personlig tilstedeværelse eller ved å bruke en kombinert form for deltakelse.
3
Angi etternavn, fornavn og patronymikk for lederen og sekretæren som er valgt av møtet, gjenspeiler antall stemmer som er avgitt for, imot og avholdt seg etter deres kandidatur.
4
Beskriv listen over saker på dagsordenen, begynn med det mest presserende, nummer dem og notatene til talene, debattene og avstemningen om hver sak begynner med nummeret. I innspillingen av taler er det nødvendig å indikere bare hoved essensen i den presenterte rapporten. Det bør settes kortfattet ut, men i en form som utelukker en dobbel tolkning. Om nødvendig kan teksten til talen knyttes til referatet. Alle relevante taler, merknader og merknader skal gis med angitte navn.
5
En oversikt over hvert spørsmål bør ende med en beslutning som indikerer resultatene av avstemningen. Etter teksten til diskusjonen om alle saker på agendaen, indikerer at den generelle avgjørelsen erklærte møtet avsluttet.
6
Signer protokollen av møtelederen og sekretær for møtet, legg den inn i arkivet til organisasjonen din eller dens leder.
Vær oppmerksom
Formenn for kooperativer eller HOAs kan ikke fungere som styreleder i foreningen.
Nyttige råd
Hvis protokollen er påkrevd for innsending til en ekstern myndighet, må du angi vilkårene for utarbeidelsen i den, da de kan være begrensede.
