Arkiveringsvirksomhet oppsto i forbindelse med behovet for akkumulering, systematisering og lagring av informasjon. Men først av alt ble arkiver opprettet for å imøtekomme myndigheters og innbyggeres behov for å skaffe den tapte informasjonen nøye lagret i arkivet. Når det er nødvendig å gjenopprette informasjon om pårørende, informasjon av sosio-juridisk eller annen art, er det nødvendig å skrive en forespørsel til det aktuelle arkivet.
Bruksanvisning
1
Arkivene har visse regler for behandling av forespørsler fra borgere, juridiske personer og myndigheter, derfor er nøkkelen til suksess etterlevelse av enkle regler. For det første må forespørselen inneholde informasjon om avsenderen. For en person er dette etternavn, navn og patronym, for organisasjonen - navnet og identifikasjonsdetaljene.
2
Dernest må du angi returadressen din i forespørselsteksten, ellers vil arkivarbeiderne rett og slett ikke kunne sende deg svar.
3
For det tredje er det nødvendig å tydelig si spørsmålet ditt. Hvis du har tenkt å samle informasjon om dine forfedre, trenger du ikke å beskrive historien til familien din i detalj. Det er ikke nødvendig å formulere vage ønsker, spesiell oppmerksomhet bør rettes mot ordlyden i spørsmålet. Fakta er at i henhold til reglene for arbeid med klagesaker og forespørsler fra innbyggere og organisasjoner, vil forespørselen din først bli sendt til sjefen for arkivet. Lederen vil bestemme klassifiseringen av saken: genealogisk, tematisk eller sosio-juridisk. Basert på arten av forespørselen, vil arkivlederen videresende den til riktig avdeling for utførelse. Det er tydelig at jo mer vag ordlyden er, desto mer sannsynlig er det å uriktig bestemme arten av forespørselen og utnevnelsen av den utførende. Forespørselen vil "gå" fra avdeling til avdeling, og i mellomtiden vil du vente på svar.
4
Til slutt er det nødvendig å bestemme omfanget av den forespurte informasjonen, for eksempel kronologisk eller territoriell. Det er ubrukelig å be om å finne alle navnene dine. Du må spesifisere den kronologiske perioden og territorielle rammer for søket etter dine pårørende.
Vær oppmerksom
Utførelsen av disse forespørslene er en prioritet for arkivet. Hvis militærtjeneste (arbeid) fant sted i flere militære enheter, sendes det forespørsler for hver militære enhet separat med året og måneden for ankomst og avreise. Forespørsler om bekreftelse på skade eller sykdom angir nummeret på sykehuset der behandlingen ble fullført.
Nyttige råd
Rekkefølgen for utførelse av forespørsler i arkivet. Forespørsler til arkivet mottas ved personlig appell fra innbyggerne, via mail og e-post. Gjennomføring av forespørsler i arkivet er organisert hvis forespørselen inneholder følgende data: navn på søkerorganisasjonen (eller etternavn, fornavn og patronym for en person), postadresse, emne (spørsmål), kronologisk ramme for den forespurte informasjonen.
