Hvis organisasjonen din er eller blir utnevnt til å være ansvarlig for å holde en vitenskapelig konferanse, er dette ikke bare en hederlig funksjon, men også et stort organisasjonsarbeid der det er nødvendig å ta hensyn til alle de små tingene.
Bruksanvisning
1
Lag en organiseringskomité for konferansen, hvis sammensetning bestemmes etter ordre. Utpeke en leder for å lede og koordinere komitémedlemmer. Definer datoene for konferansen og utvalgets varighet. Reflekter i rekkefølgen hvordan godtgjørelsen til ansatte som er medlemmene vil bli utbetalt. Send ut en kunngjøring om konferansen og i vedlegget angir kravene til rapporter, volumene av sammendrag og fristen for innlevering.
2
Bestem finansieringskildene. Dette kan være målrettet finansiering fra budsjettet, tiltrekke sponsing og midler til konferansedeltakerne selv.
3
Send invitasjoner til alle potensielle deltakere på konferansen og det planlagte programmet. Bestem deg for antall deltagere og foredragsholdere som vil dele sin vitenskapelige utvikling og forskningsresultater med kollegene. Spør deltakerne om du trenger å bestille hotellreservasjoner og bestille reservasjoner.
4
Arranger med trykkeriet for publisering av sammendrag som en egen brosjyre, og bestill om nødvendig et program for arrangementet som skal distribueres til deltakere, merker med navn, initialer og navn på organisasjonen.
5
I henhold til antall deltakere, bestem kapasiteten til hallen du trenger, og leie et spesielt rom utstyrt for arrangementer av denne typen. Tenk på hvilket utstyr det vil være nødvendig å utstyre det i tillegg, sjekk tilgjengeligheten til det nødvendige antall datamaskinuttak, projeksjonsskjermer, etc. Tenk over arbeidet med en buffé der deltakerne på møter kan ta en kopp kaffe og ha en matbit i pausene.
6
Tenk over konferanseprogrammet, om nødvendig, del det opp i seksjoner. Vurder hvor det vil være mulig å holde møter i slike seksjoner. Ta hensyn til talen til konferansegjestene, arrangørene og deltakerne i programmet Bestill skrivesaker for konferansedeltakere - merker, notatbøker og penner er standard.
7
Form pakker med dokumenter, reklamemateriell og skrivesaker som vil bli presentert for konferansedeltakerne sammen med merker.
