Noen brev slutter så vagt at adressaten forblir med tap: du må lese teksten på nytt for å forstå essensen. På grunn av mangel på tid kan mottakeren kaste ut et brev eller bli distrahert av noe og ikke lenger fordype seg i den beskrevne situasjonen. En tydelig, kortfattet og kompetent avslutning understreker respekten for leseren og hjelper til raskt å svare på en forespørsel eller forespørsel.
Bruksanvisning
1
Sett opp i tre avsnitt hva du ville si. Det kan se ut som om tankene er tydelige, men oppfatningen av informasjon avhenger av leserens tilstand. Les derfor teksten på nytt og skriv ned tre hovedtanker hver for seg. Det kan være fakta, datoer, navn osv. Det trenger ikke følelser, skriv kort, med noen få ord, fordi du bare trenger å ta status, husk hovedpoengene.
2
Skriv tre handlinger som mottakeren av meldingen må utføre. Menneskenes reaksjon kan være uforutsigbar. Det ser ut til at det er mulig å reagere entydig på informasjonen som presenteres, men en person gjør dette avhengig av individuelle vaner og intensjoner. Hvis du ikke tydelig angir hva du forventer av leseren, vil han ikke forstå eller si at han ikke forsto det.
3
Ordne listen oppnådd i de foregående trinn i synkende rekkefølge av betydning. Avslutningen av brevet minner noen ganger om det siste ordet på rettsmøtet: inntrykket av mottakeren av brevet, konklusjoner og konsekvenser avhenger av dette. Fjern elementer fra listen som kan utelates uten å påvirke betydningen av meldingen. Sett den gjenværende korte listen på slutten av brevet slik at leseren ikke går glipp av noe.
4
Angi datoene. Hvis du venter på en reaksjon på brevet, spesifiser forventningene. Noen mennesker har en tendens til å trekke til det siste, så det kan hende at det ikke er galt å indikere at en spesifikk tid er angitt.
5
Legg igjen kontaktinformasjon. Korrespondenten din skal kunne finne telefonen din raskt. Forutse slike situasjoner, og legg i tilfelle nødvendig informasjon i brevet, selv om du er sikker på at mottakeren har det.
6
Vær høflig, si noe hyggelig, takk for tiden din. Mottakeren vil ha større sannsynlighet for å svare og kontakte deg raskere hvis brevet gledet ham eller reddet ham fra ubehagelige opplevelser.
7
Husk å signere meldingen med et navn: dette skaper en følelse av ekte kommunikasjon. Det er viktig at personen fokuserer på svaret og tar det ansvarlig. Sett et eksempel så vil folk behandle deg på samme måte.
