For tiden, når mange av de russiske foretakene har forretningspartnere i utlandet, har utvekslingen av delegasjoner blitt normen. Dette hjelper deg med å bli kjent med produksjonen på stedet, personlig bli kjent med de du må jobbe med, vurdere situasjonen og raskt løse forretningsproblemer. Møte delegasjonen, noen organisatoriske spørsmål bør tas i betraktning.
Bruksanvisning
1
Diskuter størrelsen på delegasjonen på forberedelsesfasen, og ta i betraktning det faktum at arbeidsspørsmål løses raskere, jo mindre er det. I tillegg velger du sammensetningen av deltakerne fra din side, slik at antallet er omtrent det samme som for de du vil møte. Diskuter på hvilket språk forhandlingene skal holdes, og forbered en tolk selv om gjestene kommer med sine egne.
2
Lær om problemene som et eller annet medlem av delegasjonen er kompetent til å løse, siden underordnelse er veldig strengt overholdt i Vesten. Når du henvender deg til en av gjestene, må du være sikker på at han har rett til å gi informasjon om sine plikter.
3
Diskuter på forhånd de spørsmålene som må løses, og klargjør alt materialet som kan være nødvendig. Diskuter hvilke dokumenter som skal signeres etter forhandlinger. Bli enige om hvordan de holder - hvor mye de vil begynne, hvor lenge de vil vare og når det blir pauser.
4
Hvis delegasjonen ledes av en tilstrekkelig betydelig person, kan du sende invitasjonen så snart som mulig for å understreke respekt og øke sannsynligheten for at besøket skal finne sted, og at personen ikke vil ha andre møter planlagt for denne tiden.
5
Forbered et eget, praktisk møterom, og sørg for at hver deltaker i møtet skal være utstyrt med et behagelig sted. Lag et lager med brus, kaffe, småkaker og ta vare på vakre retter. Ikke glem å legge askebeger, hvis du ikke har noe imot det, slik at de tilstedeværende under møtet kunne tenne sigarett.
6
Enig om det vil være nødvendig å registrere forhandlinger, en avtale må gis av begge parter. Forutsatt at gjestene ble sittende foran dørene, vil denne psykologiske teknikken tillate dem å føle seg mer avslappet. Og sørg for at du ikke blir distrahert av telefonsamtaler i løpet av møtet.
7
Det er bedre for en hyggelig og smilende jente å møte med en delegasjon og ta den med til forhandlingsplassen. Hun kan vente på gjester i lobbyen i bygningen der forhandlingene skal holdes. Når gjestene ankommer lokalet, er det nødvendig å umiddelbart introdusere begge delegasjonene for hverandre slik at de som vil sitte ved siden av hverandre kan gjøre dette.
