Enhver offentlig eller profesjonell forening har et styrende organ som, med den frekvens som er angitt i charteret, må innkalle alle som er interessert i å holde rapporterings- og valgmøter. Inngangen til slike møter er åpen for alle medlemmer av dette samfunnet eller for delegater fra grupper av deltakere, og på denne måten utøver de sin rett til å delta i dets aktiviteter.
Bruksanvisning
1
Tenk over dagsordenen for møtet. Siden rapporten og valget er en av de viktige sakene, forventes valgdeltakelsen i denne saken å være maksimal. I tillegg til disse temaene kan du derfor inkludere andre presserende saker på agendaen som du vil diskutere med medlemmer av foreningen din. Bestem tid og sted hvor rapporterings- og valgmøtet skal holdes. Rommet der det er planlagt holdt, skal være tilgjengelig og romslig nok til å imøtekomme alle.
2
Gi beskjed til alle som er interessert i å holde et rapportmøte. For å gjøre dette, send invitasjoner som viser dagsorden, dato og sted for møtet. Legg på kunngjøringer med denne informasjonen på steder der det største antallet medlemmer av denne foreningen kan se dem. Plasser om nødvendig en slik kunngjøring i media og på TV.
3
Organiser registrering av deltakere, som skal begynne en halv time før møtet. Tildel registratorer i tilstrekkelig antall slik at alle som kommer fra begynnelsen har muligheten til å oppgi sine personopplysninger. Vanligvis er dette etternavn, fornavn og patronym, organisasjonen eller dens strukturelle enhet, adressen til registreringsstedet eller bostedet, kontaktinformasjon.
4
Velg møteleder og sekretær. Legg merke til at lederen for ditt valgte organ ikke kan velges som møteleder. Hvis det er nødvendig, hvis det er forutsatt i vedtektene, velger du en legitimasjonskomité som sjekker legitimasjon for varamedlemmer hvis de er valgt fra grupper av medlemmer av foreningen.
5
Sekretæren må føre journal. I protokollen gjenspeiler antall delegater eller medlemmer av foreningen som er til stede på møtet, som er valgt til styreleder, sekretær og med hvilket avstemningsresultat.
6
Formannen for det valgte organet avgir en rapport om det arbeidet som er gjort. I protokollen reflekterer den totale avstemningen med en vurdering - om den er anerkjent som tilfredsstillende eller ikke. Møtet skal høre forslag om den nye sammensetningen av det valgte organet, diskutere og stemme om hver kandidat hver for seg. Reflekter avstemmingsresultatene i referatet.
7
Etter at alle sakene som ble skissert på dagsordenen er diskutert, må møtelederen lukke det og signere protokollen for dets avhold sammen med sekretæren.
