En telefonmelding er en kort, men viktig melding sendt på telefon. Dermed informerer de ofte om å holde møter, møter og møter. Telefonmeldingen kan også inneholde en presserende ordre fra hodet. Det kommer inn telefonmeldinger som du godtar og utgående som du sender. Begge typene har en lignende design.
Bruksanvisning
1
I det øverste venstre hjørnet av papirarket plasserer du hele navnet på organisasjonen din, og om nødvendig navnet på den strukturelle enheten, for eksempel "Administrasjon av byen N." og Office of Education.
2
Skriv inn mottakeren av telefonmeldingen øverst til høyre. Angi personens stilling, etternavn og initialer: "Til skoleleder nr. 37 Ivanov I.I." Hvis det er flere mottakere, trenger du ikke å oppgi etternavnet: "Til skolens rektorer i byen N." Legg ved en komplett liste over institusjoner den ble sendt til telefonmeldingen.
3
Plasser ordet "Telefonmelding" og serienummer to linjer nedenfor. For den utgående telefonmeldingen nedenfor, angi datoen for samlingen.
4
Deretter følger den faktiske teksten i telefonmeldingen: "Den 22. februar, klokken 17.00, vil det bli holdt et møte på Institutt for utdanning om å forbedre aktivitetene til byskoler. Skolenes utseende er strengt nødvendig." Når du utarbeider en tekstmelding, må du unngå ord og uttrykk som er vanskelig å høre og vanskelig å uttale. Husk at meldingen skal være informativ og kort - ikke mer enn 50 ord.
5
Når du sender en telefonmelding, skal du tydelig uttale ordene, spesielt adresser, etternavn, for- og mellomnavn på personer, gatenavn, datoer og tidspunkt for hendelser. På slutten må du huske å lese teksten på nytt og sørge for at samtalepartneren har skrevet alt riktig. Når du mottar en melding over telefonen, må du lytte nøye. Hvis du har spørsmål, må du fjerne dem umiddelbart.
6
Under hovedteksten er plasseringen, etternavn og initialer til lederen som signerte telefonmeldingen: "Leder for utdanningsavdelingen Petrov P. P." Et utgående dokument må også ha sin personlige signatur.
7
Nederst på siden gir du informasjon om de ansatte som jobbet med telefonmeldingen. Vanligvis plasseres plasseringen, etternavn og initialer til personen som sendte meldingen, kontortelefonen hans, samt dato og klokkeslett for overføringen til venstre. Til høyre er informasjonen om personen som godtok dokumentet: posisjon, etternavn og initialer, telefonnummer, dato og tidspunkt for mottakelse.
8
Utgående telefonmelding blir tegnet i en kopi og lagret i en spesiell mappe. Det er bedre å ha den innkommende meldingen i to eksemplarer: du vil gi den første til hodet for videre arbeid, og den andre - legge i en mappe for lagring.
Nyttige råd
Forbered telefonmeldingsskjemaer på datamaskinen. De er veldig praktisk å bruke. Du vil kunne legge inn informasjon i de nødvendige grafene for hånd uten å overskrive dataene som blir gjentatt igjen. Skjemaene vil være de samme for innkommende og utgående telefonmeldinger.
